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Em meus treinamentos de Gestão de Tempo e Produtividade, alguns desperdiçadores de tempo aparecem com maior frequência.

Hoje quero destacar aqui o tópico que aparece entre os 03 primeiros, ficando atrás apenas de “Reuniões Improdutivas” e “Dificuldade de Priorização”.

Que todos lidamos com um volume quase sobre humano em relação a quantidade de e-mails em nossa caixa de entrada, todos nós já sabemos. Acredito ainda que você deva ter constatado que este volume simplesmente aumentou durante a situação pandêmica.

Acrescente-se a isto as inúmeras solicitações de atendimento que tenho recebido solicitando o fortalecimento da capacidade de comunicação, em especial em reuniões virtuais,já temos alguns pontos interessantes para uma boa reflexão.

O fato é que muitas pessoas não estão preparadas para lidar com os desafios do trabalho, seja em home office em tempo integral, seja fazendo uma jornada hibrida (parte na empresa e parte em home office).

Também é fato que a inadequada utilização dos e-mails não apareceu com a Pandemia ou com o Home Office. Entre 2017 e 2019, recebi dezenas de solicitações de atendimento como foco no desenvolvimento de competências voltadas á melhoria da capacidade de comunicação, seja verbal ou escrita e até mesmo as comunicações não verbais.

Sendo assim a problemática é antiga.

A maneira como nos comunicamos em conversas, sejam elas formais ou informais, é muito diferente da necessária para uma boa comunicação por e-mail.

Portanto, partindo de dados levantados com participantes de sessões de treinamento, reuni abaixo alguns pontos cruciais de atenção durante a comunicação via e-mail.

Ponto de Atenção 01: Use um endereço de e-mail profissional

Certa vez, em uma empresa que atendi, onde o clima era muito informal e os funcionários se tratavam com muita proximidade, fiquei intrigada ao ver alguns endereços de e-mails. Algo com o [email protected] . Percebam que a empresa adotou nomes informais,que os funcionários eram tratados no cotidiano, para compor o endereço de e-mail. Pode parecer para alguns um erro primário, mas acreditem, como diria um emoji que gosto “é raro, mas acontece muito”.

Portanto, muito cuidado no momento de compor os e-mails de sua empresa. Uma boa estratégia é optar por e-mail que utilize o nome do funcionário: [email protected] .

Outras empresas ainda optam por: [email protected], entre outras variações que sugerem fácil reconhecimento de quem estamos procurando e ao mesmo tempo profissionalismo.

Ponto de Atenção 02: Clarezano tópico ASSUNTO

Esta linha é tão importante que em campanhas de Marketing, os profissionais deixam claro que quem recebe um e-mail decidi se abrirá ou o deletará em função dela.

Esta linha deve conter de maneira resumida e clara sobre o que se trata o corpo do e-mail.

Lembra que falei da importância do profissionalismo? Vou abrir um parêntese aqui: é importante ser profissional e se lembrar que excesso de formalidade, principalmente no assunto, poderá tornar seu e-mail desinteressante. O que quero dizer é:provoque interesse no seu interlocutor, demonstre em uma linha que o que você tem para dizer é realmente de interesse dele.

Uma coisa é colocar na linha assunto a palavra “Olá...” outra é deixar claro do que se trata: “Planilha de Controle de Gastos – 1º Trimestre”

Ponto de Atenção 03: Cores e Fontes escolhidas

Imagine, por alguns segundos,você abrindo um e-mail repleto de corações, flores, emojis (e olha que eu amo!!), para tratar de um assunto extremamente sério e importante para os rumos dos projetos de seu time, e consequentemente para os rumos de sua empresa. Pois então, mais uma vez ele pode não configurar o profissionalismo necessário.

Além disto, vale também prestar atenção a fonte que irá escolher. As fontes mais divertidas algumas vezes não facilitam a leitura. Por isto que muitos ainda preferem ficar com as fontes mais clássicas como Tahoma, Arial e Calibri.

Isso vale para o uso de cores.Se o objetivo é facilitar a leitura, uma grande variedade de cores não ajudará a cumprir seu propósito.

Sim, vale utilizar os recursos de destaque como “negrito” e até mesmo o “itálico”.

Ponto de Atenção 04: Objetividade

Ir direto ao ponto o mais rápido possível, sem deixar de fora o que é essencial, vale não só para o campo“assunto”, como também para o corpo do e-mail.

À princípio parece ser algo simples, mas é muito esquecida no momento da redação do e-mail, principalmente quando sentimos que o assunto que estamos tratando é delicado. Aqui ligue o sinal vermelho: se o assunto é delicado, o melhor é substituir o e-mail por uma ligação telefônica, uma reunião virtual ou uma visita (quando for possível)

Ponto de Atenção 05: Cuidado com a escrita

Nas conversas cotidianas,muitas vezes falamos errado e, embora alguns percebam, talvez a maioria não.Mas em um e-mail literalmente seu erro fica registrado.

Uma boa estratégia é reler qualquer e-mail antes de enviá-lo, assim como utilizar os recursos eletrônicos de correção.

Uma mensagem mal escrita também poderá tirar a credibilidade de seu texto.

Quando ouvimos um orador repetindo várias vezes “né”, “então” ou outra palavra que represente um vício,pelo excesso de vezes que é dita, muitas vezes ficamos contando estas repetições. Até o ponto de perder o conteúdo da mensagem principal. Em um texto escrito, erros de português ou de digitação podem distrair o leitor do objetivo central da mensagem.

Além de erros de grafia,cuidado também com gírias, com abreviações e, pasmem, palavrões! Sim, já fui solicitada a atender empresas que suas equipes se tratam de maneira tão informal que se permitem escrever palavrões em e-mails, que é considerado um documento da empresa. Sem falar do desrespeito e da falta de profissionalismo que esta ação denota.

Ponto de Atenção 07: Iniciando e Terminando

As saudações iniciais e finais com o passar dos anos ganharam tons de informalidade. Ainda assim devemos avaliar qual o grau de formalidade que seu contato espera de você? Ou ainda,qual o grau de formalidade que sua empresa pretende imprimir?

De qualquer forma, “Prezado(a) (x)” e “Atenciosamente”, por exemplo, são consideradas maneiras formais dese iniciar e finalizar um e-mail.

Já “Boa tarde” e “Abraços”,são consideradas maneiras mais informais, mas ainda assim, adequadas a maioria dos ambientes corporativos.

O mais importante é estar alinhado com a cultura que sua organização deseja reforçar.

Ponto de Atenção 08:Assinatura

Em um e-mail profissional a ASSINATURA pode conter além do nome do emissor, seu cargo ou departamento,fone, endereço, enfim, informações complementares que a empresa julgue adequadas para possibilitar fácil acesso e fortalecer relacionamentos.

Ponto de Atenção 09: Urgente ou Importante

Cuidado com as priorizações para seus destinatários. Alguns tornam todas as suas mensagens “Urgentes” ou“Importantes” na tentativa de que seus e-mails sejam abertos ou ainda lidos o mais rapidamente possíveis. Lembre-se: a “Urgência” ou “Importância” quem de fato chancela é o destinatário.

Além disso como já citei acima: se for urgente telefone!

Ponto de Atenção 10: “Responder a todos”,será?

Na maioria das vezes ouço queixas sobre alguém, na verdade “alguéns” que foram copiados em um e-mail que nem sabem ao que se refere. Não identificam nenhuma ação demandada de sua parte.

Embora o ser humano seja curioso,o que é algo louvável, pois assim aprendemos e nos desenvolvemos em relação a diversos assuntos, o fato é que estamos muito sobrecarregados para nos envolver com assuntos corporativos que não nos dizem respeito.

Um bom hábito e que pode contribuir para educar os emissores é informar que você não está ligado ao assunto em questão. Desta maneira aumenta-se as chances de que em outras comunicações o emissor fique mais atentos quanto a quais destinatários realmente devem enviar aquela mensagem.